Anleitung zur Berichterstattung für das Finanzamt
Handbücher und Videos
Erforderliche Angaben für eine vollständige Berichterstattung
In der Fahrtenbuchführung müssen Sie folgende Angaben machen:
Sie geben pro Fahrt Folgendes an:
Klicken Sie hier, um die Informationen auf der Website der Steuerbehörden zu lesen.
Unser Tool
Unser Tool sammelt diese Daten für Sie und bietet eine praktische Übersicht. Da das System auf GPS angewiesen ist, kann es zu Abweichungen vom Kilometerzähler im Fahrzeug kommen. Es ist daher wichtig, das System regelmäßig zu kalibrieren, um die Genauigkeit zu gewährleisten. In unserem Tool können Sie die Ausgangsposition anpassen, um die Korrektheit Ihrer Berichte sicherzustellen. Das Wichtigste ist, dass der GPS-Tracker die Fahrten ordnungsgemäß erfasst. Dank der Verwendung hochwertiger Hardware und der besten Netzwerke funktioniert dies in unserem System meistens reibungslos und problemlos. Es muss jedoch betont werden, dass es sich um ein Werkzeug handelt, das von verschiedenen variablen Faktoren abhängt – wie GPS-Signal, Netzwerkausfälle und Stromversorgung – was bedeutet, dass es Zeiten geben kann, in denen keine perfekte GPS-Registrierung möglich ist. Durch das Befolgen unserer Anweisungen können Sie die Auswirkungen minimieren und unser Tool so effizient wie möglich nutzen.
Beachten Sie, dass Rental Tracker niemals für die Registrierung Ihrer Reise verantwortlich ist; wir stellen lediglich das Tool zur Verfügung.
Wöchentliche Berichterstattung
Wir empfehlen, die Berichterstellung zunächst wöchentlich in Ihrem Kalender zu planen und aktuell zu halten. Sobald Sie sich mit dem Prozess vertraut gemacht haben und die Interaktion zwischen Ihrem GPS-System und dem Bericht reibungslos funktioniert, können Sie die Berichterstattung nach Bedarf auf monatlich umstellen. Dies stellt sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind und den Prozess schnell meistern, was die Benutzerfreundlichkeit langfristig verbessert.
Betrieb der Berichterstattung an die Steuerbehörden
Um Ihnen den Umgang mit unserem Tool zu erleichtern, finden Sie hier eine Anleitung zur Erstellung der Berichte:
- Navigieren Sie in Ihrem Konto zu „Tools“ → „Berichte“.
- Wählen Sie den Berichtstyp „Meldung an Steuerbehörden“ aus.
- Wählen Sie das Format „Bearbeitbarer Bericht“.
- Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus.
- Wählen Sie unter „Geräte“ ein Fahrzeug aus.
- Klicken Sie auf „Generieren“.
- Tragen Sie alle privaten Kilometer in die Übersicht ein.
- Passen Sie bei Bedarf den anfänglichen Kilometerstand an (Kalibrierung).
- Laden Sie die Berichtsdatei im .XLS- (Excel) oder .PDF-Format herunter.
Kilometerstand kalibrieren
Unser System verwendet einen sogenannten virtuellen Kilometerzähler. Das bedeutet, dass der Kilometerstand aus einem vom Benutzer (oder Administrator) eingegebenen Wert – idealerweise dem anfänglichen Kilometerstand zum Zeitpunkt der Installation – und der anschließend gemäß GPS zurückgelegten Strecke berechnet wird.
Der Ausgangspunkt unserer Berichterstattung an die Steuerbehörden ist dieser „virtuelle“ Kilometerstand. In der Realität weicht dieser jedoch oft vom Kilometerzähler im Fahrzeug ab. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen vom Reifendruck bis zu den Wetterbedingungen. Dies bedeutet, dass der „virtuelle“ Kilometerstand nicht der verlässlichste Wert für Ihre Reiseanmeldung ist.
Um die Genauigkeit zu verbessern, empfehlen wir, den Kilometerstand im Fahrzeug monatlich oder besser noch wöchentlich zu notieren, wenn Sie Ihre Fahrtenregistrierung mit unserem Tool verfolgen. Anschließend sollten Sie die Startposition im Bericht anpassen, sodass die Endpositionen mit den tatsächlichen Werten übereinstimmen.
Dateien speichern
Wie bereits erwähnt, empfehlen wir dringend, den Bericht nicht nur einmal jährlich zu erstellen, sondern dies periodisch – wöchentlich oder monatlich – zu tun. Die erstellten Dateien sollten in einem Ordner gesammelt oder möglicherweise später zusammengeführt werden.
Falls Sie nicht der Administrator des GPS-Systems sind, sollten Sie als Fahrer in Ihrem Abschlussbericht an das Finanzamt dennoch folgende Angaben machen:
- Automarke
- Art des Autos
- Kfz-Kennzeichen (falls dieses nicht bereits im System erfasst ist)
Da es uns derzeit technisch nicht möglich ist, ungewöhnliche Routen zu ermitteln, müssen Sie diese Informationen gegebenenfalls selbst in den Bericht aufnehmen.
